Un nouveau fonctionnement pour les institutions

Nous avions entendu vos remarques sur l'usage des institutions. Nous avons apporté plusieurs améliorations utiles pour une meilleure gestion

Pour rappel, une institution permet de gérer :

Le catalogue de vente en regroupant les événement sous un même site public ;
La gestion des rôles avec la possibilité de donner accès à tous les gestionnaires d'institution ;
La facturation en utilisant les données renseignées par l'institution.

Sur un événement, il est alors possible…
18 février 2019/par Pierre Lagriffoul

Venio vous assiste avec un manuel en ligne.

Des questions sur l'utilisation de Venio ? Un nouveau menu d'assistance en ligne a fait son apparition pour vous faciliter l'utilisation de l'application. Il contient des liens directs vers le manuel utilisateur permettant d'accéder directement aux points sur lesquels vous avez besoin de renseignements.

Ce manuel d'aide en ligne explique de manière didactique comment se servir de venio en passant par :

Les événements
Les formules
Les options
La gestion des rôles
Les questions
8 février 2019/par Pierre Lagriffoul

Fiche de l’inscrit au format PDF

La fiche d'un inscrit peut désormais être exportée au format PDF
Pourquoi ?
Exporter la fiche d'un inscrit au format PDF vous permettra d'imprimer cette fiche et de l'envoyer à l'inscrit pour qu'il dispose de toutes ses informations lors de l'événement/voyage.

Cette fiche pourra également servir de fiche de communication avec la signature, la photo de l'inscrit et la possibilité d'y ajouter un message personnalisé pour chaque inscrit.
Comment ça fonctionne
Depuis la fiche de…
2 novembre 2018/par Pierre Lagriffoul

Optimisation des rôles

Le rôle de "super utilisateur" a pris le nom de "gestionnaire d'institution". il permet de donner des droits à une personne sur une ou plusieurs institution

Un nouveau rôle a été ajouté :

"administrateur central". L'administrateur central possède les mêmes droits que le client principal sans avoir accès aux données de facturation.

Les institutions sont désormais cloisonnées par compte client et le rôle de "super utilisateur" est à présent limité à des institutions données.

Il…
31 octobre 2018/par Pierre Lagriffoul

Une bonne communication pour votre événement

La communication est un point nécessaire au bon fonctionnement d’un événement ou d’un voyage. Elle permet de créer des liens avec les participants, tout en les fidélisant pour les événements à venir. Certain ont tendance à penser que la communication n’est nécessaire que PENDANT l’événement, mais elle l’est aussi AVANT et APRES.

Voici quelques conseils qui vous permettront d’obtenir à chaque étape de la vie de votre événement une cohérence dans la communication avec…
17 octobre 2018/par Pierre Lagriffoul

Proposez du paiement différé sans frais à vos participants

Paramétrage du paiement différé
Si vous possédez un compte S-Money, vous pouvez désormais donner la possibilité à l'inscrit de faire un seul paiement réparti sur plusieurs échéances de paiement différé.


Proposition de paiement en fin de commande
L'inscrit au moment de valider sa commande à le choix de plusieurs échéances de paiement selon votre paramétrage. Le participant peut répartir les dépenses sur plusieurs mois. De votre côté, vous avez l'assurance d'être payé sur…
1 août 2018/par spyrit

Refonte des formulaires. Vous allez les adorer

Les objectifs de la refonte des formulaires
Il s'agit ici d'une optimisation dont nous parlions depuis un moment mais que nous voulions pouvoir faire proprement pour assurer la retro-compatibilité avec l'ancien système des formulaires. Nous avions pour objectif d'offrir une plus grande souplesse dans les éléments proposés à l'inscription : les options, les documents, les questions personnalisées et les activités. Cela a permis également d'engager une refonte du processus de commande qui…
1 août 2018/par spyrit

RGPD : une démarche globale

Comme vous le savez probablement déjà, la réglementation sur la protection des données est sur le point d'évoluer. Ce vendredi 25 mai, le RGPD (Règlement Général européen sur la Protection des Données personnelles) entre en vigueur.

La nouvelle législation européenne en matière de protection des données oblige à communiquer sur la manière dont sont traitées les données personnelles collectées, les finalités des traitements sur ces données et les droits des personnes sur ces…
25 mai 2018/par spyrit

Prospecter vos propres clients : simplifiez vous les ventes.

Vous n'êtes pas les seuls à proposer des événements et des voyages, et il se peut que vous ayez constaté que certains de vos événements peuvent avoir du mal à se remplir. Comment sortir du lot parmi les offres disponibles et comment procéder pour s'assurer de faire le plein de participant


Et si vous commenciez à faire la prospection sur vos propres clients
Ils sont déjà parti avec vous, ils vous connaissent, vous les connaissez, économisez-vous du temps et de l'énergie et proposer…
27 février 2018/par spyrit
Multi-sessions

Proposez et administrez plusieurs dates pour un même événement

Gestion de plusieurs dates pour un seul événement
Il est désormais possible de gérer depuis un seul événement dans Venio différentes sessions. Nous avions identifié ce besoin depuis quelques semaines : il arrive parfois que vous souhaitiez organiser un événement sur plusieurs dates. C'est le cas par exemple pour des cours, des stages, des conférences, des visites pour lesquels vous organisez plusieurs sessions. Depuis Venio, vous pouvez utiliser le même événement que vous proposez…
31 octobre 2017/par spyrit
Archive événement

Archivage et sauvegarde automatique des événements

Archivage automatique
Les événement peuvent à présent être archivés. Dans ce cas, ils n'apparaissent plus dans la liste principale mais dans une liste annexe. Venio passe automatiquement un événement en statut archivé trois mois après sa date de fin.
Fermeture automatique
Venio passera automatiquement les événements vers un statut fermé 1 mois après la date de fin de celui-ci. Dans ce cas, l'événement reste dans la liste des événements passés, mais avec un statut fermé. Il…
30 octobre 2017/par spyrit
Comptabilité

Facturation des commandes des participants

Amélioration du système de facturation
Nous avions mis en place le mois dernier un système de facturation à partir des commandes. Celui-ci était assez simple et permettait uniquement de facturer les commandes soldées. Nous avons fait évoluer cette fonctionnalité pour aller vers plus de souplesse. Le gestionnaire dispose d'outils simples pour suivre l'édition des factures.

Il est possible de générer une facture même pour une commande non soldée. Dans le cas d'une TVA nulle, nous n'affichons…
20 octobre 2017/par spyrit
Charger plus

OPTIMISATIONS

Conservez par défaut les réglages et messages de vos paiements

Pour éviter de refaire à chaque événement votre configuration des paiements, vous avez désormais la possibilité de configurer au niveau du compte client vos messages concernant les paiements pour qu’ils soient automatiquement pré remplis lors de la création d’un événement.

Historique des échanges : sauvegarder et consulter les messages

Envoi des messages transactionnels Pour l’envoi des messages transactionnels, c’est à dire les courriels envoyés aux inscrits dans le cadre de leur commande, Venio utilise une solution d’envoi spécialisée : SparkPost. Ces messages sont désormais enregistrés, vous avez la possibilité de les consulter directement sur la fiche de l’inscrit et de retrouver les informations sur la […]

Début d’analytique pour les options en définissant leurs prestations

Il était difficile dans Venio de différencier, les catégories d’options. Pour vous permettre d’obtenir une vue de type analytique, nous avons ajouté un référentiel de type de prestation dans les options. Vos pourrez alors distinguer les différents types d’option en fonction de leur prestation : restauration ; hébergement ; transport ; assurance.

Mise en conformité RGPD proposez une charte de confidentialité

Obligations RGPD En tant que sous-traitant, Venio vous accompagne dans votre mise en conformité RGPD. Une de vos obligations en tant qu’organisateur est de fournir à vos participants une charte désignant vos pratiques et vos usages sur les données que vous collectez. Mise à disposition d’une charte de confidentialité Dans les messages du compte client, […]

Exportez vos étiquettes petite évolution sympa !

Une évolution qui risque de faire plaisir à pas mal d’organisateur d’événement qui devaient passer par Excel pour faire leurs étiquettes. Dorénavant, depuis la liste des inscrits, vous avez la possibilité d’exporter des étiquettes au format PDF pour vos participants, avec nom, prénom, logo et dates de l’événement. Vous pouvez en faire autant que vous […]

Impression des commandes en PDF !

Nous faisons évoluer la commande et offrons surtout une meilleure lisibilité pour les groupes. Ainsi, des personnes qui s’inscrivent ensemble peuvent recevoir un document récapitulatif avec les détails des inscrits. Vous pouvez également imprimer ces récapitulatifs de commande au format PDF, que vous pourrez envoyer aux inscrits manuellement ou automatiquement pour leur donner un récapitulatif […]

Apparition d’un nouveau champ pour les informations de facturation

Pour offrir plus de souplesse à l’usage de Venio, nous avons ajouté la possibilité de définir l’intitulé du document de récapitulatif de commande. Vous pouvez choisir alors de manière libre si c’est une facture un reçu, un récépissé… Pour cela, rendez-vous dans le formulaire de modification de l’institution, dans la partie « informations de facturation », vous […]

Un nouvel affichage pour vos comptes !

L’affichage de vos comptes sur le tableau de bord de votre événement a été amélioré. Vous pouvez désormais voir le détail de votre chiffre d’affaires par statut d’inscrit, le détail de vos caisses et de vos différents paiements.

Gagnez du temps !

Un nouveau bouton de raccourci a été ajouté. Il permet de saisir rapidement un paiement ou un remboursement pour tous les inscrits d’une commande.

Un affichage des paiements optimisé !

Du nouveau pour l’affichage de l’export des commandes : les informations de paiement sur le tableau de bord d’un événement sont maintenant complétées par les prix totaux, les soldes des inscrits par statut et les sommes des montants des paiements saisis par les moyens de paiement.