Améliorations et évolutions de l’outil de gestion Venio

La plateforme de gestion d’événement Venio évolue régulièrement, avec la mise en place d’améliorations de navigation, d’utilisation et des évolutions sur des fonctionnalités déjà existantes.

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Multi-sessions

Proposez et administrez plusieurs dates pour un même événement

Gestion de plusieurs dates pour un seul événement

Il est désormais possible de gérer depuis un seul événement dans Venio différentes sessions. Nous avions identifié ce besoin depuis quelques semaines : il arrive parfois que vous souhaitiez organiser un événement sur plusieurs dates. C’est le cas par exemple pour des cours, des stages, des conférences, des visites pour lesquels vous organisez plusieurs sessions. Depuis Venio, vous pouvez utiliser le même événement que vous proposez plusieurs fois.Les participants choisissent au moment de l’inscription le choix qui leur convient. Vous allez gagner en simplicité avec cette nouvelle fonctionnalité.

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Archive événement

Archivage et sauvegarde automatique des événements

Archivage automatique

Les événement peuvent à présent être archivés. Dans ce cas, ils n’apparaissent plus dans la liste principale mais dans une liste annexe. Venio passe automatiquement un événement en statut archivé trois mois après sa date de fin.

Fermeture automatique

Venio passera automatiquement les événements vers un statut fermé 1 mois après la date de fin de celui-ci. Dans ce cas, l’événement reste dans la liste des événements passés, mais avec un statut fermé. Il s’archivera automatiquement 2 mois après.

Comptabilité

Facturation des commandes des participants

Amélioration du système de facturation

Nous avions mis en place le mois dernier un système de facturation à partir des commandes. Celui-ci était assez simple et permettait uniquement de facturer les commandes soldées. Nous avons fait évoluer cette fonctionnalité pour aller vers plus de souplesse. Le gestionnaire dispose d’outils simples pour suivre l’édition des factures.

Il est possible de générer une facture même pour une commande non soldée. Dans le cas d’une TVA nulle, nous n’affichons plus le taux à 0% sur la facture. Enfin, si une adresse est renseignée dans l’institution, au moment de la génération, un mail avec la facture est envoyé directement à la comptabilité.

envoyer et recevoir des SMS

Envoyer des SMS aux participants de son événement

Contactez vos participants par SMS

Une fonctionnalité optionnelle vient de faire son apparition dans la version mise en ligne cette semaine. Il est maintenant possible de communiquer autrement avec les participants de vos événements. Contactez les avec des SMS qu’ils recevront directement sur leurs mobile. Comme pour un mail, vous envoyez un SMS unique depuis la fiche d’un inscrit ou groupé en sélectionnant les commandes.

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Modifier le rôle des intervenants sur votre événement

Les rôles utilisateurs

Sur un événement vous disposez de 3 grands rôles pour vos collaborateurs. L’administrateur aura le droit de créer et modifier l’événement, les formules et les options avancées. Le gestionnaire ne peut pas modifier le paramétrage de l’événement. Il aura accès aux inscriptions, aux paiements, aux bordereaux, et aux modules transport, roomming et activités.

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Logo CNIL

Amélioration de la protection des données personnelles CNIL

Pour vous aider dans l’organisation de votre événement, Venio vous permet de collecter des données et des documents sur sur les participants qui vous seront utiles pour votre voyage ou votre événement. Dans le cadre de la protection des données personnelles CNIL, il est indispensable de supprimer les données de vos inscrits une fois votre événement passé. Lire la suite

Duplication de vos événements

Depuis un événement, il est désormais possible de le dupliquer et de reprendre au passage les textes, les messages et les formules. Un gain de temps pour des événements qui reviennent régulièrement et qui changent très peu. Découvrez cette fonctionnalité dans le menu de gauche « options avancées » sur un événement.

Génération des factures

Pour une commande soldée, il est possible de générer une facture comportant les informations de l’institution définie au niveau de l’événement. Attention toutefois, une facture générée ne peut être ni modifiée ni supprimée, il convient d’utiliser le bouton « prévisualiser » avant de les générer définitivement.

Recevoir des dons en ligne

Pour les utilisateurs disposant du paiement en ligne, il est désormais possible de rattacher par événement une caisse de don à son compte S-Money dans la configuration des paiements. Cela créé un lien accessible depuis l’événement qui ouvre un formulaire simple de paiement. Le donateur saisi un montant, valide son paiement et vous retrouvez celui-ci dans votre caisse de don. Une première étape vers encore plus de don.