Des filtres et états à sauvegarder pour la liste de vos inscrits

Plus puissant, depuis la liste des inscriptions découvrez une nouvelle manière de filtrer

Ouvrez le bouton « filtres et états » qui permet d’affiner en amont les listes à exporter ou sur lesquels vous souhaitez travailler. Par exemple, vous voulez travailler sur les inscrits ayant le statut « nouveau » et « validé » ? il suffit de cocher ces deux statuts et de cliquer sur filtrer pour appliquer la requête.

Filtrer plus loin en travaillant sur des éléments propres à votre événement

  • Filtrez sur des informations de vos inscrits comme les réponses aux options, les réponses aux questions personnalisées, les hébergements…
  • Ajouter plusieurs réponses possibles dans un champ pour rassembler des participants ;
  • Sauvegardez vos états pour plus tard en donnant un nom et en cliquant sur enregistrez ;
  • exportez ces résultats dans des listes déjà filtrées

Un nouveau fonctionnement pour les institutions

Nous avions entendu vos remarques sur l’usage des institutions. Nous avons apporté plusieurs améliorations utiles pour une meilleure gestion

Pour rappel, une institution permet de gérer :

  • Le catalogue de vente en regroupant les événement sous un même site public ;
  • La gestion des rôles avec la possibilité de donner accès à tous les gestionnaires d’institution ;
  • La facturation en utilisant les données renseignées par l’institution.

Sur un événement, il est alors possible de choisir 3 institutions différentes en fonction de votre besoin vente, gestion, facturation.

Pour rendre plus simple son utilisation, voici les évolutions qui ont été mises en place :

  • Les institutions apparaissent désormais sous forme de liste dans un datagrid filtrable pour un rendu agréable et une sélection plus facile.
  • Depuis cette liste vous avez la possibilité de désactiver les institutions pour qu’elles n’apparaissent plus dans le formulaire de création/modification de l’événement.
  • Elles peuvent également être créées directement lors de la création/modification de l’événement, directement depuis ce formulaire.

Venio vous assiste avec un manuel en ligne.

Des questions sur l’utilisation de Venio ? Un nouveau menu d’assistance en ligne a fait son apparition pour vous faciliter l’utilisation de l’application. Il contient des liens directs vers le manuel utilisateur permettant d’accéder directement aux points sur lesquels vous avez besoin de renseignements.

Ce manuel d’aide en ligne explique de manière didactique comment se servir de venio en passant par :

Tout y est expliqué en détail et illustré par des images pour une meilleure compréhension et une prise en main de l’outil rapide et simple.

Fiche de l’inscrit au format PDF

La fiche d’un inscrit peut désormais être exportée au format PDF

Pourquoi ?

Exporter la fiche d’un inscrit au format PDF vous permettra d’imprimer cette fiche et de l’envoyer à l’inscrit pour qu’il dispose de toutes ses informations lors de l’événement/voyage.

Cette fiche pourra également servir de fiche de communication avec la signature, la photo de l’inscrit et la possibilité d’y ajouter un message personnalisé pour chaque inscrit.

Comment ça fonctionne

Depuis la fiche de l’inscrit, vous avez la possibilité d’ouvrir un nouvel onglet avec la fiche de l’inscrit en PDF afin de pouvoir l’imprimer.

Depuis le tableau des inscrits, en cochant les inscrits, vous pouvez choisir d’imprimer plusieurs  fiches d’inscriptions en même temps.

A chaque envoi de mail, vous pouvez joindre la fiche manuellement en cochant l’option « inclure la fiche d’inscription »

Pour l’envoyer automatiquement a chaque inscrit, dans le paramétrage de l’événement en bas du formulaire, vous pouvez cocher la case « envoi automatique de la fiche au moment de l’inscription ».

N’oubliez pas si besoin de paramétrer dans les messages par événement/par compte client, un nouveau message dans la catégorie communication avec les inscrits. Ce message s’affichera en bas de la fiche d’inscription de l’inscrit.

 

Optimisation des rôles

Le rôle de « super utilisateur » a pris le nom de « gestionnaire d’institution« . il permet de donner des droits à une personne sur une ou plusieurs institution

Un nouveau rôle a été ajouté :

« administrateur central ». L’administrateur central possède les mêmes droits que le client principal sans avoir accès aux données de facturation.

Les institutions sont désormais cloisonnées par compte client et le rôle de « super utilisateur » est à présent limité à des institutions données.

Il permet cependant l’accès aux événements liés à ces institutions.

Une bonne communication pour votre événement

La communication est un point nécessaire au bon fonctionnement d’un événement ou d’un voyage. Elle permet de créer des liens avec les participants, tout en les fidélisant pour les événements à venir. Certain ont tendance à penser que la communication n’est nécessaire que PENDANT l’événement, mais elle l’est aussi AVANT et APRES.

Voici quelques conseils qui vous permettront d’obtenir à chaque étape de la vie de votre événement une cohérence dans la communication avec les participants.

Avant : Attirer la cible

La communication commence avant même que l’événement ne débute. Celle-ci se fait notamment à travers les réseaux sociaux qui sont un bon tremplin pour votre événement. Il est aujourd’hui inenvisageable de créer un événement sans faire appel au web et aux réseaux sociaux.

Ils permettent à la fois d’attirer le public, de le tenir au courant (via twitter, facebook…) et de le mettre en confiance grâce à des photos ou vidéos (via instagram, youtube…). Ces éléments sont indispensables pour faire parler de votre événement et attirer un maximum de participants. Sur les réseaux sociaux, les personnes pourront débattre, donner leurs avis et ainsi faire parler de votre événement.

D’autres solutions sont également efficaces comme l’e-mailing, la création de pages sur des sites internet, ou encore l’application mobile.

Sur Venio, vous avez la possibilité lorsque vous créez votre événement de poser les questions de votre choix au participant auxquelles il pourra répondre lors de son inscription. Celles-ci vous permettent d’obtenir des informations particulières à prendre en compte pour l’organisation de votre événement. Vous pouvez également à partir de Venio communiquer directement avec vos participants via un service de messages automatiques.

Pendant : Informer le public 

Pendant l’événement, les participants doivent avoir accès à toute l’information nécessaire, afin que celle-ci puisse être également partagée à ceux qui ne sont pas présents et ainsi créer un effet de buzz. Pour cela, les réseaux sociaux sont une fois de plus indispensables.

Ils renforcent le lien entre les participants et l’organisation, et permettent à votre événement d’être diffusé au maximum pendant son déroulement notamment grâce au « live » que proposent Facebook, periscope, instagram etc…

Après : Fidéliser le public

Une fois l’événement terminé, n’hésitez pas à partager des vidéos, photos ou autres éléments qui permettraient à la fois de remémorer au public les bons moments, et de montrer l’importance de votre événement à ceux qui n’y étaient pas.

Tâchez de rester au maximum en contact avec vos participants afin de vous familiariser davantage avec eux et d’avoir une plus grande chance de les revoir au prochain événement. Renseignez-vous sur l’impression, le ressenti du public, retenez les bons et mauvais points pour que votre prochain événement soit encore mieux !

 

Proposez du paiement différé sans frais à vos participants

Paramétrage du paiement différé

Si vous possédez un compte S-Money, vous pouvez désormais donner la possibilité à l’inscrit de faire un seul paiement réparti sur plusieurs échéances de paiement différé.

Proposition de paiement en fin de commande

L’inscrit au moment de valider sa commande à le choix de plusieurs échéances de paiement selon votre paramétrage. Le participant peut répartir les dépenses sur plusieurs mois. De votre côté, vous avez l’assurance d’être payé sur cette commande.

 

Refonte des formulaires. Vous allez les adorer

Les objectifs de la refonte des formulaires

Il s’agit ici d’une optimisation dont nous parlions depuis un moment mais que nous voulions pouvoir faire proprement pour assurer la retro-compatibilité avec l’ancien système des formulaires. Nous avions pour objectif d’offrir une plus grande souplesse dans les éléments proposés à l’inscription : les options, les documents, les questions personnalisées et les activités. Cela a permis également d’engager une refonte du processus de commande qui arrivera dans la prochaine livraison.

Le nouveau fonctionnement des formulaires

Dans la nouvelle gestion du formulaire d’inscription, nous vous invitons à commencer par créer au niveau de l’événement les éléments complémentaires de la formule comme les options et les questions personnalisées par exemple. Une fois ces éléments créés vous commencez la création de vos formules ou vous serons proposé ces éléments que vous choisissez d’activer par formule.
Dans le cas d’une organisation d’événement en réseau, les champs optionnels, qui étaient déjà activables ou non par formule, peuvent être forcés au niveau de l’événement sur les formules de l’événement des événements fils.

Créez vos options

 

Activez les éléments dont vous avez besoin

 

Prospecter vos propres clients : simplifiez vous les ventes.

Vous n’êtes pas les seuls à proposer des événements et des voyages, et il se peut que vous ayez constaté que certains de vos événements peuvent avoir du mal à se remplir. Comment sortir du lot parmi les offres disponibles et comment procéder pour s’assurer de faire le plein de participant

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Proposez et administrez plusieurs dates pour un même événement

Gestion de plusieurs dates pour un seul événement

Il est désormais possible de gérer depuis un seul événement dans Venio différentes sessions. Nous avions identifié ce besoin depuis quelques semaines : il arrive parfois que vous souhaitiez organiser un événement sur plusieurs dates. C’est le cas par exemple pour des cours, des stages, des conférences, des visites pour lesquels vous organisez plusieurs sessions. Depuis Venio, vous pouvez utiliser le même événement que vous proposez plusieurs fois.Les participants choisissent au moment de l’inscription le choix qui leur convient. Vous allez gagner en simplicité avec cette nouvelle fonctionnalité.

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