Conservez par défaut les réglages et messages de vos paiements

Pour éviter de refaire à chaque événement votre configuration des paiements, vous avez désormais la possibilité de configurer au niveau du compte client vos messages concernant les paiements pour qu’ils soient automatiquement pré remplis lors de la création d’un événement.

Historique des échanges : sauvegarder et consulter les messages

Envoi des messages transactionnels

Pour l’envoi des messages transactionnels, c’est à dire les courriels envoyés aux inscrits dans le cadre de leur commande, Venio utilise une solution d’envoi spécialisée : SparkPost.
Ces messages sont désormais enregistrés, vous avez la possibilité de les consulter directement sur la fiche de l’inscrit et de retrouver les informations sur la date d’envoi, le contenu et la réception du mail.

Pratique pour retrouver l’historique des échanges lorsque vous échangez avec le participant.

Début d’analytique pour les options en définissant leurs prestations

Il était difficile dans Venio de différencier, les catégories d’options. Pour vous permettre d’obtenir une vue de type analytique, nous avons ajouté un référentiel de type de prestation dans les options. Vos pourrez alors distinguer les différents types d’option en fonction de leur prestation :

  • restauration ;
  • hébergement ;
  • transport ;
  • assurance.

Mise en conformité RGPD proposez une charte de confidentialité

Obligations RGPD

En tant que sous-traitant, Venio vous accompagne dans votre mise en conformité RGPD. Une de vos obligations en tant qu’organisateur est de fournir à vos participants une charte désignant vos pratiques et vos usages sur les données que vous collectez.

Mise à disposition d’une charte de confidentialité

Dans les messages du compte client, vous Vous pouvez désormais configurer  la charte de confidentialité grâce au nouvel espace disponible  « Charte de confidentialité ». Celle-ci sera affichée à l’utilisateur dans le footer de la page de vos institutions côté Front Office pour tous les événements du compte client.

Pour rédiger une charte de confidentialité, on ne sait pas toujours par quoi commencer, c’est pourquoi Venio, en se mettant à niveau pour le RGPD à demandé à son conseil, la rédaction d’une charte de confidentialité type adaptée à l’usage de Venio qui est disponible par défaut dans votre message « Charte de confidentialité ». Il vous reste à adapter ce modèle pour le personnaliser.

N’hésitez pas à nous solliciter si vous aviez des questions sur cette charte.

Exportez vos étiquettes petite évolution sympa !

Une évolution qui risque de faire plaisir à pas mal d’organisateur d’événement qui devaient passer par Excel pour faire leurs étiquettes.
Dorénavant, depuis la liste des inscrits, vous avez la possibilité d’exporter des étiquettes au format PDF pour vos participants, avec nom, prénom, logo et dates de l’événement. Vous pouvez en faire autant que vous voulez. Attention à l’impression du PDF de bien demander d’imprimer en 100 % sinon, cela créé des décalages.

Ce format convient au format d’étiquettes Modèle avary C32016.

Impression des commandes en PDF !

Nous faisons évoluer la commande et offrons surtout une meilleure lisibilité pour les groupes. Ainsi, des personnes qui s’inscrivent ensemble peuvent recevoir un document récapitulatif avec les détails des inscrits.
Vous pouvez également imprimer ces récapitulatifs de commande au format PDF, que vous pourrez envoyer aux inscrits manuellement ou automatiquement pour leur donner un récapitulatif de leur inscription et de leurs paiements.

Le paramétrage se fait au niveau de l’événement

Apparition d’un nouveau champ pour les informations de facturation

Pour offrir plus de souplesse à l’usage de Venio, nous avons ajouté la possibilité de définir l’intitulé du document de récapitulatif de commande. Vous pouvez choisir alors de manière libre si c’est une facture un reçu, un récépissé… Pour cela, rendez-vous dans le formulaire de modification de l’institution, dans la partie « informations de facturation », vous pourrez alors changer l’intitulé des factures.

Un nouvel affichage pour vos comptes !

L’affichage de vos comptes sur le tableau de bord de votre événement a été amélioré. Vous pouvez désormais voir le détail de votre chiffre d’affaires par statut d’inscrit, le détail de vos caisses et de vos différents paiements.

Gagnez du temps !

Un nouveau bouton de raccourci a été ajouté. Il permet de saisir rapidement un paiement ou un remboursement pour tous les inscrits d’une commande.

Un affichage des paiements optimisé !

Du nouveau pour l’affichage de l’export des commandes : les informations de paiement sur le tableau de bord d’un événement sont maintenant complétées par les prix totaux, les soldes des inscrits par statut et les sommes des montants des paiements saisis par les moyens de paiement.