“VENIO PRO”, l’application mobile pour gérer l’accueil de vos participants

1/ Venio Pro, qu’est-ce que c’est ?

« Venio Pro », c’est l’application mobile, disponible sur iOS et Android, conçue pour faciliter la gestion des participants pendant l’événement. Pensée pour les organisateurs et les équipes d’accueil, elle offre une expérience fluide et sécurisée pour scanner les billets des participants et permettre les différentes opérations de contrôle, d’accueil ou de renseignement pour les participants.

2/ Les fonctionnalités

Venio Pro offre deux grandes fonctions, à partir du scan des billets :

• Contrôler des billets : accéder au détail complet de l’inscription
• Point d’accueil : gérer les accès à l’événement, ou à une proposition spécifique au sein de l’événement.

1/ Contrôle des billets

En scannant le QR code sur le billet généré par Venio, l’appli Venio Pro affiche le détail complet de l’inscription. Cela permet notamment de vérifier la formule ou les options réservées par l’inscrit, mais également de consulter de manière sécurisée les documents rattachés à l’inscription. On peut aussi accéder aux coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence… voire tout simplement trouver le numéro de mobile du propriétaire d’un badge perdu.

2/ Point d’accueil

La fonction “Point d’accueil” vous permet de disposer d’un système de contrôle des entrées, soit pour l’événement complet, soit, pour un élément précis au sein de l’événement : une option, un atelier, un hébergement…
De nombreuses options sont proposées pour chaque point d’accueil afin de répondre aux différents cas de figure :

• Entrée simple ou multiple : selon le cas, on peut n’autoriser qu’un seul passage par participant au point d’accueil (ex. pour l’accès à l’espace restauration, pour une option “repas” : l’accès sera refusé si le même inscrit se présente une seconde fois), ou bien autoriser plusieurs passages (ex. à l’accueil général de l’événement, où les participants peuvent entrer et sortir autant qu’ils veulent)
• Comptabilisation des sorties : si vous devez respecter une jauge selon la capacité de la salle, vous pouvez comptabiliser les sorties (soit en scannant les sorties une par une, soit en les notant par lot) afin de connaître en temps réel le nombre de personnes présentes dans votre point d’accueil.
• Seuil d’alerte : vous pouvez définir un seul pour être alerté lorsque le nombre de personnes scannées sur le point d’accueil atteint un nombre donné.

3/ Activer les points d’accueil

Le paramétrage est simple et rapide :

a) Activer le module dans votre Compte client

Dans l’onglet “Compte client”, allez dans l’entrée de menu “Facturation” pour voir les différents modules disponibles et cochez l’option “Appli mobile Venio Pro”.

b) Définir les points d’accueil dans votre événement

• Dans le menu de configuration de votre événement, activez l’option “Activer les points d’accueil” dans les paramètres avancés.
  Nota : l’activation de ce module se fait sur l’événement principal ; il ne peut pas être activé sur un événement-fils.
• Créez les points d’accueil que vous souhaitez utiliser, en renseignant les différentes options proposées.
• Donner les droits de gestion sur le point d’accueil aux personnes qui seront chargées de scanner les entrées (qui doivent avoir au moins le rôle de lecteur sur l’événement).

c) Générer les QR codes

• Insérez les QR codes sur les billets des participants pour permettre le scan.

d) Télécharger l’application Venio Pro

• L’application est disponible gratuitement sur App Store et Google Play.

4/ Besoin d’aide ?

Nous serons ravis de répondre à vos questions lors de nos webinaires, le jeudi après-midi, de 16 à 17h.

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