Entretien avec Pierre-Yves Stucki, fondateur de Venio

« Venio est un outil métier qui accompagne
l’organisation d’événements de bout en bout »

Pour commencer, peux-tu présenter Venio et rappeler le problème que la solution cherche à résoudre ?

Venio est une solution numérique qui s’adresse aux professionnels de l’organisation d’événements : agences événementielles, tour operators, responsables associatifs, ou toute structure dont c’est une mission centrale d’organiser des événements.

L’idée est d’accompagner l’ensemble du processus, depuis la prospection et l’invitation des participants, jusqu’à la clôture de l’événement, en passant par l’inscription en ligne, le paiement, la gestion des activités, des hébergements, des transports, la communication avec les inscrits, ou encore le scan des billets sur place.

Venio permet aussi d’aller plus loin que la simple gestion d’inscriptions, notamment en donnant la possibilité de déléguer certaines responsabilités à des responsables de groupes, qui peuvent gérer leurs propres inscrits de manière autonome, avec un haut niveau de paramétrage.

Comment est née l’idée de Venio ?

L’histoire de Venio remonte à mes années d’études à l’École Centrale, au milieu des années 90.

J’étais déjà très engagé dans l’organisation d’événements étudiants, et c’est aussi à cette époque que j’ai découvert internet, qui en était encore à ses débuts grand public. On parlait alors des « autoroutes de l’information ». Avec le recul, ça fait sourire, mais j’ai eu très tôt la conviction que ces technologies allaient profondément transformer la manière de travailler et d’organiser les choses.

Très vite, j’ai pensé que les inscriptions en ligne allaient devenir un sujet central. À l’époque, c’était encore très théorique, et assez difficile à faire accepter.

Quelques années plus tard, en 2005, à l’occasion d’un grand rassemblement à Cologne qui réunissait environ 45 000 jeunes Français, j’ai proposé de mettre en place une première expérimentation concrète. C’est vraiment là qu’on peut dire que Venio a commencé à prendre forme.

Dès cette première expérience, il y avait une logique forte de subsidiarité : un niveau national qui définit un cadre global, et des responsables de groupes locaux qui disposent d’une autonomie pour adapter leur formulaire, leurs tarifs, gérer leurs inscrits, sans voir ceux des autres groupes.

Ce principe de subsidiarité est encore central aujourd’hui ?

Oui, complètement. C’est même un point structurant de Venio. Si ce principe n’est pas pensé dès le départ dans l’architecture de l’outil, il devient très difficile à ajouter ensuite. Cela impacte les droits, les structures de données, la manière dont les événements sont modélisés.

C’est pour cela que Venio est capable de gérer des organisations très hiérarchisées, mais aussi des événements beaucoup plus simples.

Quels sont aujourd’hui les principaux défis des organisateurs d’événements ?

Les défis sont nombreux et ils se sont renforcés avec le temps.

Il y a d’abord une difficulté à trouver des outils fiables, capables d’évoluer et de s’adapter aux pratiques. Beaucoup de structures utilisent encore des outils internes, mais qui ne sont pas toujours pérennes ou maintenus dans la durée.

On observe aussi une professionnalisation croissante du secteur, y compris dans le milieu associatif. Cela entraîne des besoins plus importants en matière de pilotage, de gestion opérationnelle et de conformité réglementaire, notamment sur les données personnelles. Les contraintes RGPD, logistiques, sanitaires ou organisationnelles sont devenues beaucoup plus fortes.

Il y a également des besoins très différents selon les secteurs : dans l’associatif, la question de la collecte de fonds est souvent liée à l’inscription ; dans les voyages de groupe ou les structures en réseau, la problématique est plutôt celle d’un outil commun qui unifie les pratiques tout en respectant l’autonomie locale.

Enfin, depuis la crise du Covid, les sujets liés aux annulations, aux reports, aux remboursements et à la sécurisation des engagements sont devenus beaucoup plus importants.

Comment Venio répond à ces problématiques dans la pratique ?

Il y a une dimension importante de modélisation au départ. Quand on commence un événement dans Venio, il faut réfléchir à la manière dont on structure les choses : événements-fils, formules, options, hiérarchies possibles. Ce sont des outils puissants, mais qui ne servent pas tous à la même chose.

Il faut donc poser correctement les bases pour exploiter la solution au mieux. C’est aussi pour cela qu’il y a un accompagnement fort à l’onboarding, avec des temps de formation et une équipe dédiée à l’expérience client.

Ensuite, la notion de délégation est essentielle. Elle permet à un responsable de garder le contrôle global tout en répartissant la charge de travail. On peut donner des droits à des salariés, des bénévoles ou des permanents pour effectuer des tâches précises, chacun dans son périmètre.

C’est ce qui permet à une équipe de travailler ensemble efficacement sur un événement, en partageant les données tout en gardant une structure claire des responsabilités.

Peux-tu donner quelques exemples concrets d’utilisation de Venio ?

On peut citer plusieurs cas très différents.

Il y a par exemple un grand rassemblement de collégiens et lycéens qui réunit chaque année plus de 10 000 jeunes. L’organisation repose sur un réseau d’environ 300 groupes locaux, avec une très petite équipe centrale. Dans ce cas, Venio permet de faire vivre en parallèle deux niveaux : la coordination entre l’équipe centrale et les responsables de groupes, et les échanges entre ces responsables et leurs participants.

Il y a aussi des cas où la dimension financière est très spécifique. Par exemple, certains événements gèrent les paiements directement au niveau des groupes locaux, tandis que Venio assure uniquement les flux entre ces groupes et le niveau central. Il est même possible d’intégrer des logiques de dons affectés à des groupes, avec des mécanismes de soutien interne.

Dans un autre registre, une agence de voyage spécialisée dans les voyages sur mesure utilise Venio comme outil métier principal. Elle exploite notamment la gestion des documents d’identité, très utile pour les voyages à l’étranger, ainsi que les paiements échelonnés.

On retrouve aussi des associations de grande taille, avec plus de 20 000 membres, qui utilisent Venio connecté à leur intranet ou extranet pour fluidifier les inscriptions à leurs événements internes.

Et enfin, il faut préciser que la majorité des événements gérés dans Venio sont beaucoup plus modestes, de quelques dizaines à quelques centaines de participants. Ce n’est pas la taille qui définit l’intérêt de l’outil, mais la quantité d’interactions nécessaires avec les inscrits.

À qui s’adresse Venio aujourd’hui ?

Venio s’adresse avant tout aux professionnels de l’organisation d’événements, c’est-à-dire aux personnes dont c’est une mission centrale, qu’elles soient salariées ou bénévoles.

Cela peut aller d’une structure qui organise un grand événement annuel à des organisations qui gèrent de nombreuses petites sessions tout au long de l’année. Ce qui compte, ce n’est pas la taille, mais la complexité du travail avec les inscrits.

Venio est un outil métier. Il demande un certain apprentissage, et c’est pour cela qu’il y a un accompagnement et une assistance dans la durée.

Cela le distingue clairement des outils de billetterie classiques, qui répondent très bien à des besoins simples et ponctuels, mais qui ne couvrent pas l’ensemble du cycle de gestion d’un événement.

Comment vois-tu l’évolution du métier d’organisateur d’événements ?

La complexité ne va pas diminuer. On vit dans une société où les contraintes réglementaires, logistiques et juridiques sont de plus en plus fortes. Le métier s’est aussi professionnalisé, même dans le monde associatif.

En parallèle, on observe deux tendances contradictoires mais réelles : une certaine standardisation des outils, portée par les grands acteurs du numérique, et une spécialisation croissante des événements eux-mêmes, qui doivent se différencier dans un environnement plus concurrentiel.

Quelle est la vision de Venio dans ce contexte ?

L’ambition est double.

D’un côté, installer Venio comme une solution de référence, reconnue et éprouvée, capable de rassurer les organisateurs.

De l’autre, conserver une grande capacité d’adaptation, pour que chaque organisateur puisse construire son événement comme il le souhaite, et non comme l’outil l’y obligerait.

C’est cet équilibre entre standardisation et flexibilité qui guide le produit.

Comment résumerais-tu Venio aujourd’hui ?

Venio, c’est un outil dont tu ne peux plus vraiment te passer une fois que tu l’utilises, parce qu’il transforme la manière d’organiser un événement. Avec Venio, tu ne te contentes plus de « gérer » un événement. Tu le fais vivre, et tu en fais un succès !