Organiser l’événement qui claque : 3 grandes étapes

Vous devez organiser une rencontre pour vos collaborateurs peu importe sa taille et vous vous demandez par où commencer ? Avant de paniquer, nous avons établi 3 listes qui traitent les principaux sujets pour vous permettre d’anticiper au mieux la préparation de cette rencontre.

ci-dessous les 3 listes pourront vous servir à préparer votre événement :

• le plan général ;
• le budget ;
• le choix du lieu ;

Que vous organisiez une petite réunion ou un grand événement d’entreprise, ces pratiques vous aideront à mettre en place une planification solide et à gérer efficacement votre événement de bout en bout.

Élaborer un plan pour l’événement

Coucher sur le papier un plan de votre événement permettra de s’assurer que les objectifs sont clairs. Cette étape permet de définir des résultats attendus et le calendrier de mise en œuvre pour chaque étape du projet. Nous vous proposons une liste de sujets à envisager pour vous y retrouver :

• « attention évidence » fixez la date de l’événement : c’est la première chose à faire. Cela vous permettra de planifier toutes les autres étapes en conséquence.
• Définissez vos objectifs : promouvoir une marque, d’organiser une conférence ou une réunion, etc.
• Identifiez votre public cible : qui seront les participants à votre événement pour ajuster votre programme en conséquence.
• Trouvez un lieu : réservez un lieu adapté à votre événement. Attention d’ailleurs à penser à un lieu accessible et logeable pour les participants
• Élaborez un programme : Créez un programme détaillé de votre événement en fonction de vos objectifs et de votre public cible.
• Trouvez des intervenants : selon vos objectifs, contactez les intervenants dont vous aurez besoins tels que des orateurs, des artistes, des animateurs, etc.
• Mettez en place la logistique : imaginez l’enchainement de l’événement en prévoyant l’équipement technique, la restauration, la sécurité, etc.
• Communiquez sur l’événement et incitez les gens à y participer.
• Gérez les inscriptions : est ce qu’un outil est nécessaire ? une fois les personnes inscrites, assurez-vous que tout est prêt pour l’arrivée des participants.

Déterminer le budget de l’événement

Définir le budget est une étape essentielle pour préparer un événement. Sans argent pas d’événement !
Pour anticiper au mieux, il est important d’établir un budget réaliste qui liste les coûts de l’événement, les revenus attendus et les dépenses nécessaires. La liste ci-dessous recense les principales dépenses sur un événement :

• Frais de location
• Nourriture et boissons
• Décoration
• Matériel technique (son, éclairage, microphones, etc.)
• Location de mobilier (tables, chaises, etc.)
• Services de sécurité
• Services de nettoyage
• Frais de marketing et de publicité
• Frais de transport
• Frais d’hébergement
• Frais annexes pour les invités ou les intervenants
• Fournitures de bureau (impression de documents, fournitures, etc.)
• Assurance responsabilité civile
• Personnel (coordonnateurs d’événements, personnel de service, etc.)
• Divertissement (musique, artistes, etc.)
• Cadeaux et prix pour les participants ou les intervenants
• Frais de gestion de projet (logiciel, consultant, etc.)
• Autres frais imprévus

Choix du lieu

Le choix du lieu est crucial pour la réussite de l’événement. Il est important de choisir un lieu qui convient à l’événement en termes de capacité, d’accessibilité et de commodités. Voici une liste qui vous guide dans les critères de choix du lieu :

• Capacité : La première chose à considérer est la capacité du lieu. Il est important de choisir un lieu qui puisse accueillir confortablement tous les participants attendus.
• Emplacement : le lieu idéal est facilement accessible pour les participants, que ce soit en voiture ou en transports en commun. Il doit également comporter suffisamment de logement aux alentours si l’événement se déroule sur plusieurs jours.
• Équipements et installations : Il est important de vérifier les équipements et les installations disponibles dans le lieu, comme l’équipement technique, l’éclairage, les systèmes de sonorisation, les espaces de restauration, etc.
• Flexibilité : Un lieu flexible qui peut être adapté en fonction des besoins de votre événement peut être très utile. Assurez-vous que le lieu peut être personnalisé pour répondre aux exigences spécifiques de votre événement.
• Services : Vérifiez les services proposés par le lieu, tels que le personnel de service, la sécurité, le nettoyage, etc.
• Coût : Assurez-vous que le lieu rentre dans votre budget total pour l’événement.
• Image : le lieu doit être en mesure de refléter les valeurs et l’atmosphère de l’événement que vous organisez.
• Restrictions : Assurez-vous qu’il n’y a pas de restrictions concernant le lieu, comme des restrictions sonores, de temps ou d’autres règlements qui pourraient affecter le déroulement de l’événement

En conclusion, le bon sens est souvent votre meilleur allié. Faites-vous confiance, prenez des décisions rationnelles qui tiennent compte de vos objectifs et le jour J n’oubliez pas d’en profiter.