Une version boostée du module “Main courante”pour gérer les incidents

Lors de chaque événement, la coordination des équipes ne se limite pas aux inscriptions et à la logistique. Il est également impératif de gérer les imprévus, les demandes urgentes et les incidents, tout en assurant une communication efficace entre les diverses parties prenantes.

Pour cela, le module “Main courante”, dédié à la gestion des différents signalements, a été fortement amélioré. Il permet aux organisateurs de centraliser les remontées terrain et de les structurer pour en assurer le traitement de manière rigoureuse.

1/ Module “Main courante”, qu’est ce que c’est ? 

Ce module s’adresse principalement aux événements disposant d’un QG ou d’un pôle coordination : festivals, rassemblements associatifs, séminaires, événements sportifs ou religieux. 

L’objectif : permettre à vos équipes de gérer tout incident ou demandes remontés par les participants, sans perdre d’information ni multiplier les canaux (Whatsapp, papier, appels…). Cela permet d’avoir aussi un suivi de l’avancement des dossiers avec un tableau général.

2/ Les fonctionnalités proposées 

Le fonctionnement est basé sur un système de dossiers. À chaque nouveau signalement, un dossier est créé, avec les informations suivantes : 

• Le type d’incident ou de demande
• Le ou les participants concernés
• L’équipe en charge du suivi
• Le statut d’avancement (nouveau, en cours, résolu)
• Les échanges ou commentaires liés à l’évolution du cas, avec possibilité de joindre des fichiers

Les types de signalements sont entièrement personnalisables. Vous pouvez par exemple prévoir des catégories comme :

• Problème médical
• Objet perdu ou volé
• Comportement inadapté
• Difficulté d’hébergement ou de transport
• Demandes spécifiques

Chaque dossier peut être assigné à une équipe spécifique, selon la répartition de vos pôles (accueil, sécurité, logistique, encadrement mineurs, etc.). Cette répartition peut être ajustée à tout moment pour s’adapter à la réalité terrain.

Ce module ne se contente pas d’enregistrer des informations : il vous aide à suivre chaque dossier jusqu’à sa résolution.

Une fois clôturé, chaque dossier peut être envoyé automatiquement par email pour archivage en PDF, transmission (ex à votre compagnie d’assurance) ou traitement complémentaire.

Il est également possible d’associer plusieurs personnes à un même ticket, en cas de situation collective (ex. groupe concerné par un incident commun).

C’est un outil discret mais redoutablement efficace, qui contribue à mieux piloter vos événements et à renforcer la qualité de l’accueil et du suivi de vos participants.

3/ Le paramétrage 

Vous pouvez activer le module “Main courante” en allant dans l’onglet “Compte client” et le menu “Facturation” où se trouvent les différents modules disponibles. Cochez l’option “Main courante”. Le coût est de 50 € / mois.

Une fois le module activé, au niveau de votre compte client, vous pouvez ensuite l’activer au cas par cas sur les événements pour lesquels vous souhaitez disposer de la fonction. Nota : l’activation de ce module ne peut se faire que sur un événement général ; il ne peut pas être activé sur un évènement fils. Il prend bien sûr en compte l’ensemble des inscrits de tous les événements fils.

Une fois la Main courante activé sur l’événement, vous pouvez définir les équipes et les utilisateurs dans les différentes équipes. Ces équipes pourront ensuite utiliser la Main courante directement dans l’application Venio Pro pour créer, suivre et clôturer les tickets au fur et à mesure de l’événement.

4/ Besoin d’aide ? 

Nous serons ravis de répondre à vos questions lors de nos webinaires, le jeudi après-midi, de 16 à 17h.

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