Les modes de paiement autorisés
En cliquant sur « Configurer les paiements » dans « paramètres avancés » sur le menu de gauche,
Vous pouvez paramétrer les moyens de paiement utilisables pour les inscriptions publiques (à gauche) et ceux qui ne seraient accessibles que dans l’espace administrateur (à droite)
En sélectionnant un moyen de paiement « public » (partie gauche) vous pouvez préciser certaines informations comme une date de validité et des messages d’explications.
L’enregistrement d’un paiement ou d’un remboursement
Il s’effectue via les boutons « Enregistrer un paiement » ou « Enregistrer un remboursement » de la fiche de l’inscrit.
L’enregistrement d’un paiement effectué pour plusieurs inscrits
En bas de la liste des inscrits, vous avez la possibilité d’enregistrer un paiement pour les inscrits cochés
En cliquant sur enregistrer un paiement, par exemple après avoir coché deux personnes, on obtient l’écran suivant.
L’émetteur a versé un chèque de 300 euros, qu’il souhaite répartir entre sa fille et son fils, partant tous deux pour un voyage.
Le gestionnaire répartit le paiement entre les deux membres de la famille (la répartition présentée dans l’exemple est de type 50/50, mais toute autre répartition est possible).
Les caisses
La création de caisse dans Venio vous permet :
- d’identifier la provenance des financements
- de stocker des paiements qui ne sont pas rattachés à un inscrit.
Depuis le menu de gauche, en cliquant sur « Mes caisses », on peut par exemple créer une caisse qui aura la possibilité d’une part de recevoir des paiements et d’autre part de financer des inscriptions.
La caisse peut être globale, c’est-à-dire utilisable également par les événements fils.
Paiement sur une caisse
Dans le cas ci-dessous, le supplément payé alimente la caisse de don et solde les montants des inscrits.
Paiement avec une caisse
A l’inverse, il possible de payer une inscription avec une caisse en allant sur la fiche d’un inscrit en cliquant sur autres actions et en sélectionnant l’action souhaitée.
Remboursement sur une caisse
Il est possible de transférer de l’argent depuis un inscrit vers une caisse comme par exemple dans le cas d’un remboursement.
En allant sur la fiche d’un inscrit, il faut cliquer comme vu précédemment sur « Autres actions » et sélectionner « retirer à l’inscrit au profit d’une caisse ». L’écran suivant apparaît et permet de sélectionner la caisse et le montant du transfert.
La possibilité, pour les inscrits, de régler le solde de leur inscription en ligne
Si vous avez autorisé cette possibilité, l’email de confirmation d’inscription que reçoit l’inscrit contient l’encadré suivant :
En se connectant à l’adresse de connexion l’inscrit obtient l’écran suivant :
L’accès à ses informations, pour un inscrit, est également possible depuis la page d’accueil de votre évènement sur Venio.
La modification du prix d’une inscription individuelle
Les administrateurs peuvent forcer manuellement le prix d’une inscription (pour tenir compte d’une réduction accordée, d’une situation particulière, ou d’une annulation avec remboursement partiel par exemple). Pour ce faire, il faut utiliser le bouton « Modifier le prix », dans le menu Autres actions de la section paiement sur la fiche d’un inscrit.
NB : pour les inscrits dont le prix a été forcé manuellement, une modification ultérieure de la formule ou des options les concernant ne changera pas le prix.