Gestion de vos hébergements

La gestion des hébergements suit la même logique que celle des trajets avec en plus la notion d’étapes pouvant contenir des sites : un hôtel, une chambre chez un particulier ou un gymnase pour un couchage commun par exemple. Ces sites contiennent des pièces comme des chambres (simples, doubles ou au contraire des dortoirs).

Votre événement peut donc avoir plusieurs étapes, avec pour chaque « étape » :

  • un ou plusieurs « sites »
  • chaque site contenant une ou plusieurs « pièces »

Créer un site d’hébergement

En cliquant sur le menu de gauche Hébergement / Sites, on peut créer un site d’hébergement

 

A noter que le site d’hébergement peut être global, c’est-à-dire utilisé par les évènements fils, en cochant la case.

Une fois le site créé, il faut créer les pièces

en précisant le type et la contenance des différentes pièces.

A noter que lors de la procédure d’import et d’export des étapes d’hébergement, les pièces créées dans le fichier Excel seront créées automatiquement dans Venio.

Le nom n’étant pas lié au réel nom de la pièce, il convient de lui donner un nom explicite. Ici, « chambre simple » pour les chambres simples, et « chambre double » pour les chambres doubles.

Créer une étape

En cliquant sur le menu de gauche Hébergement / Etapes, on peut créer une étape.

Affecter un inscrit dans un hébergement

Sur la fiche de l’inscrit, on peut l’affecter dans les différents sites d’hébergement (c’est le même principe que l’affectation dans les unités de transport).

Il faut cliquer sur l’icône bleu pour chaque étape afin d’accéder aux détails des affectations.

Il faut ensuite cliquer sur la croix qui se trouve à côté de l’inscrit que vous souhaitez affecter permettant d’accéder au choix de sites et de pièces disponibles pour l’événement.

L’import CSV

De même que pour les transports, il est également possible d’importer des affectations d’inscrits dans des pièces via un fichier CSV. Pour cela, il faut au préalable exporter les affectations d’une étape vers un fichier Excel puis modifier celui-ci et l’enregistrer en CSV. Les sites d’hébergement doivent déjà exister dans Venio, mais les pièces pour ces sites peuvent ne pas exister et seront alors créées automatiquement.

En cas d’erreurs sur certaines lignes (hébergement non existant, inscrit non existant, chambre pleine, etc.), des messages d’erreur s’affichent pour ces lignes dans un résumé, mais les autres lignes sont importées correctement.