Gérer les inscrits du groupe : la galère ? Pas forcément 😉

Organiser l’accueil d’un groupe dans son hôtel en gérant les inscriptions n’est pas si compliqué et surtout peut vous permettre de commencer à facturer un service complémentaire.

Avec les bons outils et les bonnes pratiques, vous pourrez « industrialiser » votre démarche et ainsi proposer une offre complête à vos groupes.

1/ Outil : bon, nous n’allons pas vous dire le contraire, mais la gestion des inscriptions doit au moins passer sur un outil, même s’il est très basique. Que ce soit une solution de billetterie ou un bête GoogleForm, vous devrez proposer à minima une inscription en ligne pour les participants du groupe.

2/ Questionnaire : la solution va vous aider à fournir un formulaire en ligne, mais il faudra construire le questionnaire d’inscription. Gardez à l’esprit que ce que vous demandez à l’entrée, c’est ce que vous obtenez à la sortie. Donc si vous avez besoin du régime alimentaire, pensez à poser la question.

Ce questionnaire doit vous aider également par la suite à gérer le rooming, les listes, l’accueil… donc pensez vraiment à toutes les questions. 

3/ Services complémentaires : si vous gérez les inscriptions, vous pouvez peut-être proposer les services dont vous disposez : navette, loisir, accueil particulier… 

4/ Badge et liste, à voir avec le groupe, mais la gestion des inscrits va sans doute vous amener à produire des éléments que vous n’aviez pas à produire avant, les listes d’accueil, les groupes, les badges. Dans le choix de l’outil, la génération de ce type d’élément devrait pouvoir se faire de manière automatisée.

5/ Facturation : Si vous encaissez, vous devrez facturer, cette facturation individuelle peut être un vrai plus pour les groupes qui peuvent éviter la refacturation interne. Dans ce cas, il faudra le prévoir dans l’outil que vous utilisez ou dans votre logiciel comptable.

6/ Temps : gérer les inscriptions pour le groupe prend forcément plus de temps, il faut absloument prévoir une personne responsable de la gestion des inscrits et de leurs demandes pour le groupe.

7/ Budget : si vous y passez du temps, c’est que c’est un service complémentaire, vous vous placez sur un service d’agence et vous avez tout intérêt à le facturer. Prévoyez ce budget avec le groupe pour éviter les surprises. Selon la complexité de l’organisation, ce travail d’agence va se facturer à partir de 25 € / PAX.