Comment gérer de manière simple l’attribution des chambres pour mon événement?

Guide pratique du rooming : comment s’assurer de réussir l’opération délicate d’affecter des chambres à vos inscrits sur votre événement

Si vous organisez des événements avec des groupes de personnes qui vont devoir partager une chambre sans nécessairement se connaitre, alors vous savez que la gestion d’attribution des chambres, souvent perçue comme un défi dans l’organisation d’événements.

Pourtant, cette manipulation des inscrits assure le bon déroulement de l’événement tout en offrant une expérience agréable aux participants. Une mauvaise gestion peut entraîner du stress, provoquer des erreurs logistiques et, en fin de compte, nuire à la réputation de l’événement. Aujourd’hui, des solutions automatiques comme Venio peuvent aider à améliorer cette gestion.

La gestion manuelle, une source d’erreurs

Entièrement menée à la main, l’attribution des chambres est une tâche laborieuse, qui demande une grande précision et génère souvent des erreurs. De plus, les organisateurs perdent un temps précieux qu’ils pourraient investir ailleurs pour améliorer l’événement.

La solution SaaS Venio : quelles promesses ?

Venio propose au coeur de sa solution un processus d’attribution des chambres bien rodé basé sur vos besoins métiers :

• des questions spécifiques à poser aux inscrits
• des options de gamme d’hérgement
• des formules spécifique pour les chambres à partager
• des tags sur les inscrits
• un module d’affectation en lot pour les inscrits

Autant d’éléments qui permette de limiter les erreurs tout et en permettant un gain de temps notable, Venio transforme ce défi logistique en un véritable avantage concurrentiel. Autant d’avantages qui contribuent à une satisfaction accrue des participants et une meilleure tranquillité d’esprit pour les organisateurs.

Optimiser l’attribution de chambres grâce à Venio

Venio offre un vaste panel de fonctionnalités destinées à faciliter la gestion des chambres. Outre la possibilité de gérer les inscriptions, Venio prend en charge les paiements, envoie des rappels aux retardataires, propose des outils pour organiser le workflow de validation des inscriptions et attribue les chambres en fonction des critères prédéfinis par l’organisateur.

Un outil facile d’utilisation Avec son interface intuitive, Venio rend la gestion des chambres simple comme bonjour. Vous pouvez définir vos critères d’attribution, modifier rapidement ces derniers si nécessaire et suivre en temps réel le processus d’attribution. Venio assiste également l’organisateur dans la mise en place de différentes politiques d’affectation.

Des événements réussis grâce à Venio

Plusieurs organisateurs d’événements ont déjà validé ce fonctionnement. Un des cas les plus parlant reste celui de la fondation des apprentis d’Auteuil qui assure tous les ans le romming de 4000 jeunes et accompagnants dans des chambres allant de l’individuelle au dortoir de 6 personnes.

Bien sur, d’autres clients on vraiment testé et approuvé l’efficacité de Venio en termes de gestion des chambres.

Une solution rentable

Au-delà de son apport en termes d’organisation, Venio représente également une économie substantielle. En libérant du temps et des ressources précieux, les organisateurs peuvent se concentrer sur d’autres aspects cruciaux de l’événement et améliorer ainsi l’expérience globale des participants, et donc leur satisfaction.

Loin d’être une simple gestion logistique, l’attribution des chambres est une tâche déterminante pour la réussite d’un événement. Avec l’aide d’une solution éprouvée comme Venio, cette tâche peut être grandement simplifiée, allégeant ainsi le travail des organisateurs et contribuant à rendre l’événement plus réussi. Qu’il s’agisse d’une conférence d’entreprise ou d’une compétition sportive, tous les organisateurs d’événements y trouveront leur compte en optimisant leur gestion des chambres grâce à Venio.